Kako v B2 BI uporabljamo PlanIn BI za interno planiranje kadrov
V B2 BI že vrsto let verjamemo, da poslovna uspešnost temelji na učinkovitih procesih in pametnem načrtovanju.
S premišljeno zastavljenimi poročili lahko poročila še bolje optimiziramo, da z majhnim številom vizualizacij zajamemo celotno zgodbo posameznega področja.
Vabljeni, da si ogledate posnetek webinarja PlanIn BI - za planiranje in napovedovanje v Microsoft Power BI, ki je na voljo v naši video knjižnici.
PlanIn BI: Orodje za načrtovanje prihodnosti v Power BI okolju
Ko smo razvijali PlanIn BI, smo izhajali iz lastnih potreb in izzivov, s katerimi smo se srečevali med hitro rastjo podjetja. Naš cilj je bil preprost: ustvariti orodje, ki združuje fleksibilnost Excela, preglednost napredne analitike in uporabniško prijaznost Power BI okolja.
Danes PlanIn BI omogoča organizacijam, da povežejo strateško in operativno načrtovanje v enoten sistem, kjer lahko podjetja napovedujejo prihodnje trende, prilagajajo načrte in optimizirajo vire v realnem času. Naša zgodba razkriva, kako smo ga uspešno uporabili za učinkovito načrtovanje dela naših zaposlenih.
Oglejte si primer internega načrtovanja kadrov v PlanIn BI. Posnetek je del webinarja, kjer smo celovito predstavili plansko orodje PlanIn BI.
Izziv: Kako obvladati hitro rast in kompleksnost
B2 BI je podjetje z več kot 35 člani, ki delujejo v hitro spreminjajočem se okolju. Naši razvijalci delajo na različnih projektih, za različne stranke, pod vodenjem različnih projektnih vodij. Smo matrično organizirani, kar pomeni, da mora vsak član ekipe usklajevati več nalog z različnimi prioritetami.
Ta način dela je zahteven, saj pogosto vodi do prekrivanja nalog in težav z razporejanjem virov. Pred uvedbo PlanIn BI smo za upravljanje teh izzivov uporabljali Excel. A hitro se je pokazalo, da Excel ne omogoča prilagodljivosti in preglednosti, ki bi ju potrebovali za učinkovito delo:
- Načrtovanje je bilo zamudno in neintuitivno, pogosto so nastajale različne verzije dokumentov, kar je povzročalo zmedo.
- Naš proces je vključeval večurne sestanke in dodatno usklajevanje, kar je obremenjevalo ekipo in podaljševalo celoten proces.
- Pomanjkanje vnaprejšnjega načrtovanja je pogosto povzročalo stres, še posebej ob nepričakovanih nalogah ali spremembah prioritet.
Rešitev: Tedensko planiranje z uporabo PlanIn BI
Z uvedbo PlanIn BI smo popolnoma prenovili način planiranja kadrov. Proces smo organizirali v strukturirane korake, ki ekipi omogočajo tekoče usklajevanje in dolgoročno stabilnost:
Vsako sredo razvijalci v PlanIn BI vnesejo svoje plane za naslednje štiri tedne. Podrobno določijo, koliko časa bodo porabili za posamezne naloge, pri čemer sistem samodejno opozarja na preobremenjenost ali neizkoriščen čas.
Projektni vodje nato pregledajo predlagane načrte, jih po potrebi prilagodijo in uskladijo z dolgoročnimi cilji. Simulacija različnih scenarijev omogoča hitro prilagoditev na spremembe prioritet in optimalno razporeditev virov.
Končni načrt za prihodnji teden je potrjen na enournem sestanku. Pri tem upoštevamo odsotnosti, nujne spremembe in druge dejavnike, ki bi lahko vplivali na izvedljivost.
Na kratkem sestanku pregledamo morebitne spremembe in potrdimo načrt za tekoči teden. Na ta način poskrbimo, da so vsi člani ekipe usklajeni in pripravljeni na delo.
Zamudni procesi: Načrtovanje je zahtevalo vel dolgih srečanj na teden, kar je obremenjevalo ekipe in zmanjšalo produktivnost.
Nepredvidljivosti: Pogoste spremembe načrtov v zadnjem trenutku so povzročale zmedo in pritisk na zaposlene.
Pomanjkanje preglednosti: Podatki o razporeditvi virov so bili razpršeni po različnih dokumentih, kar je oteževalo usklajevanje in komunikacijo.
Togost: Nepredvidljive naloge ali spremembe so pogosto porušile obstoječe načrte, kar je zmanjšalo učinkovitost reševanja izzivov.
Kratkoročno planiranje: Načrti so se pogosto osredotočali le na tekoči teden, brez pregleda nad dolgoročnimi potrebami in cilji.
Rezultati:
Z uvedbo PlanIn BI smo dosegli pomembne izboljšave v načinu dela.
Prihranek časa: Proces, ki je prej zahteval dve dolgi srečanji na teden, smo skrajšali na en sam sestanek, ki traja manj kot uro.
Manj stresa: Z bolj natančnim načrtovanjem smo odpravili pogoste spremembe načrtov v zadnjem trenutku in omogočili ekipam bolj osredotočeno delo.
Večja preglednost: Vsi podatki o razporeditvi virov so zdaj dostopni na enem mestu, kar omogoča boljše sodelovanje med razvijalci in projektnimi vodji.
Agilnost: Z optimiziranim planiranjem smo postali bolj prilagodljivi pri reševanju nepričakovanih zahtevkov ali nalog.
Dolgoročna stabilnost: Projektni vodje ob petkih redno načrtujejo delo za prihodnje 2–3 mesece, kar omogoča boljše upravljanje projektov in virov.
Konkretna težava in njena rešitev
Eden izmed naših najpogostejših izzivov pred uvedbo PlanIn BI je bil pomanjkanje časa za obravnavo kritičnih zahtevkov. Pogosto smo imeli občutek, da lovimo zaostanke, namesto da bi bili proaktivni. Z novo strukturo smo to težavo rešili – zdaj že vnaprej načrtujemo prostor za nujne naloge, kar močno izboljšuje naše odzivanje na nepredvidene situacije.
Dodane vrednosti PlanIn BI
Poleg strukturiranega tedenskega planiranja PlanIn BI omogoča tudi analizo preteklih planov. Z vgrajenim modulom za sledenje zgodovini lahko spremljamo, kako natančno smo realizirali načrtovane naloge, in te podatke uporabimo za izboljšanje prihodnjih procesov.
Prilagodljivost orodja je ena njegovih največjih prednosti. Čeprav ga mi uporabljamo predvsem za načrtovanje zasedenosti kadrov, ga stranke uporabljajo tudi za napovedovanje prodaje ali optimizacijo proizvodnje. Sistem omogoča vključitev različnih parametrov in omejitev, kar zagotavlja, da so načrti izvedljivi in prilagojeni specifičnim potrebam posameznega podjetja.
Agilnost in predvidljivost na dosegu roke
PlanIn BI ni zgolj orodje, temveč način delovanja, ki v naše podjetje prinaša večjo preglednost, fleksibilnost in učinkovitost. S pomočjo novega sistema smo ustvarili okolje, kjer vsi člani ekipe delujejo usklajeno, se lažje prilagajajo spremembam in prispevajo k dolgoročni stabilnosti podjetja.
Če iščete rešitev, ki bo poenostavila vaše procese načrtovanja, vam priporočamo, da razmislite o uvedbi PlanIn BI. Vaša ekipa vam bo hvaležna.
Webinar PlanIn BI
Oglejte si webinar o PlanIn BI, v katerem je Aljoša Željeznov (COO) predstavi, kako plansko orodje omogoča učinkovito tedensko načrtovanje kadrov v našem podjetju. Predstavil je, kako zaposleni vnesejo svoje načrte za prihodnje naloge in projekte, vodje pa te podatke hitro uskladijo. To nam zagotavlja optimalno porabo virov in prilagodljivost na spremembe. Prikazal je tudi, kako orodje omogoča prepoznavanje konfliktov, kot so prekrivanja prioritet ali dopustov, in zagotavlja preglednost za dolgoročno stabilnost ter kratkoročno agilnost podjetja.
V prvem delu Rok Pirnat (CEO) predstavi, kako uskladiti prodajo, nabavo in zaloge v enotnem okolju ter učinkovito upravljati spremembe, z napovedovanjem prodaje, ki neposredno vpliva na zaloge in nabavo. Prikaže tudi multidimenzionalno načrtovanje za razčlenjevanje po artiklih, kategorijah ali projektih, hitro analizo odstopanj med planom in dejanskimi rezultati ter agilnost v planiranju, kjer se spremembe takoj odrazijo na povezanih področjih za hitrejše prilagoditve.
Oglejte si tudi primer uporabe planskega orodja PlanIn BI za načrtovanje prodaje in zalog
