MEDEX
Z optimizacijo poročanja do jasnih informacij ob pravem času.
S premišljeno zastavljenimi poročili lahko poročila še bolje optimiziramo, da z majhnim številom vizualizacij zajamemo celotno zgodbo posameznega področja.
Povezava vseh virov podatkov in avtomatska priprava poročil
Hiter dostop do ažurnih podatkov iz različnih oddelkov, združenih na enem mestu, zaposlenim prihrani ogromno časa za pripravo poročil. Odgovorni lahko več časa posvetijo vsebini poročil in aktivnemu ukrepanju. Priprava poročil več ne temelji na posameznih zaposlenih znotraj podjetja.
Transparentnost in dostopnost informacij iz vseh naprav
Ker so poročila po vnaprej določenih kriterijih med seboj povezana, se vse informacije sproti prilagajajo poizvedbi uporabnika. Zaposleni lahko enostavno dostopajo do podatkov in primerjav s preteklim letom ali poslovnimi načrti. Poslovanje je mogoče spremljati od kjerkoli in kadarkoli.
Ugotavljanje pomanjkljivosti v kakovosti shranjevanja in obdelovanja podatkov
Z razvojem podjetja se je stara klasifikacija artiklov pokazala kot neustrezna, zato so se iskale delne rešitve, s katerimi bi zadostili potrebam različnih sektorjev. Zavoljo novih poročil, je bilo potrebno predhodno poenotiti klasifikacijo artiklov in ostale šifrante v prodaji.
Izziv
Medex je eden izmed vodilnih evropskih proizvajalcev prehranskih dopolnil na osnovi čebeljih in drugih naravnih pridelkov. Podjetje z več kot 60-letno tradicijo deluje na več kot 20 trgih v Evropi in zunaj nje ter skrbi za nenehen razvoj novih produktov, s katerimi uspešno pokriva najzahtevnejše trge.
Poslujejo v branži, ki narekuje skrbno načrtovanje in spremljanje vseh poslovnih procesov, kar je povezano z veliko količino podatkov, poslovnih analiz in poročil. Želeli so standardizirati in zmanjšati kompleksnost prikaza informacij, omogočiti večdimenzionalne povezave med njimi, jih sprotno nadgrajevati ter vzpostaviti sistem za optimizacijo poslovnih poročil.
Urejeni podatki so temelj kakovostne poslovne analitike, ki je eno od najbolj pomembnih orodij za sprejemanje dobrih poslovnih odločitev. Sodobno ciljno usmerjeno vodenje procesov spremljajo številni izzivi, ki zahtevajo hitro ukrepanje in prilagajanje. Podjetje Medex se tega dobro zaveda. Pred uvedbo BI so imeli podatke urejene v OLAP kocki, kar jim je omogočalo relativno hitro generiranje poslovnih poročil, vendar je bila priprava analiz za uporabnike prezahtevna in po večini so bili podatki prikazani tabelarično. Želeli so izboljšati vzročnoposledično analizo stanja podjetja spovezovanjem različnih poslovnih poročil in razširiti krog uporabnikov poslovne analitike v podjetju s predpripravljenimi interaktivnimi poročili.
"V podjetju smo iskali orodje, ki bi omogočalo učinkovito spremljanje rezultatov prodaje in hiter dostop do ključnih informacij, ki se potrebujejo za sprejemanje poslovnih odločitev."
Potek projekta
V podjetju B2 BI smo v sodelovanju s podjetjem MIT, ponudnikom ERP sistema, ponudili celovito rešitev BI analitike: od podatkovne integracije in modeliranja podatkov do usposabljanja uporabnikov ter predaje znanj za njihovo večjo samostojnost pri nadaljnjem razvijanju poslovne analitike.
Sedaj do dnevno osveženih poročil dostopajo »na klik«, sistem pa omogoča tudi dodajanje novih dimenzij, individualizacijo analiz, dnevno odpravo napak ter kakovostno vizualizacijo podatkov. Z uvedbo BI analitike se je hkrati izboljšal tudi zelo zahteven proces planiranja.
Projekta izdelave poslovnih poročil in poslovnoanalitične optimizacije analiz so se v Medexu lotili tako, da se je v sodelovanju z ekipo B2 BI najprej pripravili BI razvojni model. Na urejeno bazo strank so priključili prilagojen model za hitro generiranje osnovnih poročil. Rezultat je bil prototip, ki je poleg določenih popravkov, pri katerih je Medex intenzivno sodeloval, narekoval tudi neposredno povezavo na »žive« podatke na strežniku.
Proces je bil zelo intenziven, a hkrati tudi produktiven. Pripravili so ustrezne pravice za dostop do podatkov, kjer je bilo to potrebno ter začeli oblikovati poslovna poročila.
Izhajali so iz tega, kar je Medex imel predhodno ter dodali nove dimenzije, ki so za prodajo pomembne in za katere je ključno, da temeljijo na najnovejših (avtomatsko osveženih) podatkih. Na primer odklon prodaje od primerljivega preteklega obdobja (tedensko, mesečno, letno) in hkrati od planov ter vzroki za trenutno stanje.
Opis rešitve
Projekt je bil zahteven iz večih pogledov, pri čemer velja izpostaviti kompleksnost podatkov. V Medexu namreč vsakega prodajnega partnerja spremljajo po številnih dimenzijah, katerih število je celo deset in več. BI uporabniški model je moral biti pripravljen tako, da je prikazal najbolj relevantne dimenzije, pripravil kombinacije le-teh ter jih povezal z ostalimi šifranti (artikli, stroškovnimi mesti, itd.).
Za zadostitev teh potreb smo v B2 BI razvili unikaten preklopnik, ki lista skozi vse te različne dimenzije in omogoča večdimenzionalne poglede. Model omogoča tudi dodajanje novih mer in dimenzij (npr. novih šifrantov), njihovo povezavo v sistem in pripravo novih grafov ter poročil.
Pred uvedbo BI so imeli v Medexu sicer kakovosten, vendar omejen pregled nad prodajo. Iz OLAP kocke so izvozili izbrane podatke, jih obdelali in predstavili. Vendar zaradi zahtevnosti orodja in vsebine, rešitev ni bila v široki uporabi. Po uvedbi BI njihova analitika v prodaji temelji na sistemu, ki subjektivnost zmanjšuje na najnižjo možno raven ter omogoča odločanje predvsem na podlagi dejstev in ne na podlagi izkustveno najbolj verjetnih domnev.
Delo s poročili in samostojno razvijanje analitike
Pri vpeljavi BI v podjetju Medex je bilo pomembno sodelovanje z uporabniki. Namen je bil, da bi poleg usposobljenosti za uporabo zahtevnih poslovnih poročil, znali z njimi tudi upravljati. V podjetju B2 BI, kot ponudniku celovite storitve, smo pri tem ciljali na visoko stopnjo samostojnosti naročnika. Namreč imeti več kot deset dimenzij podatkov za vsakega prodajnega partnerja, le-te ciljno povezati z artikli in njihovimi dimenzijami ter hkrati predvideti možnost, da se bodo tekom časa dodajale nove dimenzije, je izjemno zahtevna naloga, ki zahteva aktivno sodelovanje vseh deležnikov. Po uspešnem procesu vpeljave BI v poslovanje je Medex usposobljen za samostojno delo z modelom.
Sedaj Medex sam dodaja nove spremenljivke, jih poveže v sistem ter pripravi ustrezno vizualizacijo podatkov. Orodja BI pa so pripravljena na način, da se jih lahko uporabi tako za analitiko kot za planiranje prodaje in tudi za ostale aktivnosti: marketing, promocijo, itd... Podatki se avtomatsko osvežujejo, uporabnik pa sistem lahko nadgrajuje sam. Rešitev je dinamična in prilagodljiva, saj omogoča enostavno razširitev modela, standardi pa so poenoteni.
"V preteklih letih so oddelki oblikovali vsak svoja poročila. Kljub enakim podatkom se je dogajalo, da so bili le-ti predstavljeni iz različnih zornih kotov, kar je povzročalo nepotrebno delo z analizo in pregledom že pripravljenih poročil. Hkrati je priprava poročil temeljila na posameznih zaposlenih; če so bili ti odsotni, poročil znotraj oddelka ni bilo mogoče pripraviti oziroma so bila pripravljena z zamudo. Za poročanje so zaposleni porabili ogromno časa, vsak je potreboval podatke malo drugače, tako da so se poročila samo številčno množila."
Prej
Nepovezana poročila
Veliko dela s pripravo po sektorjih, različni viri podatkov
Statični podatki
Majhen delež vizualizacije
Pomanjkljiva klasifikacija in šifranti
Primerjava stanja pred in po uvedbi BI rešitve
BI analitika omogoča močno vizualizacijo avtomatiziranih poročil in informacije dostopne v vsakem trenutku.
Potem
Močna vizualizacija poročil
Informacije dostopne v vsakem trenutku
Prilagajajo se glede na zahtevo uporabnika
Avtomatizacija in transparentnost poročil
Enostavno odkrivanje vzrokov odstopanj
V podjetju smo imeli že od prej zelo dobro urejeno delo s podatki, za kar je poskrbelo podjetje MIT in je pozitivno vplivalo na uvajanje BI rešitve. Pomembno je, da ima podjetje v osnovi zanesljivo informacijsko rešitev, ki procese dobro podpira. Dobro leto pred uvedbo BI smo tako s pomočjo podjetja MIT pripravili zasnovo novih OLAP kock, kar nam je omogočilo vpoglede v podatke po novih kriterijih. Brez naprednega znanja uporabe poročil je bilo posameznikom poročila težko pridobiti, z OLAP kockami je bilo že lažje. Vendar so tudi ta poročila zahtevala ročno nastavitev poizvedb, za kar vodje poslovnih procesov enostavno niso imeli časa. Z novo BI rešitvijo se prihrani mnogo časa, odgovorni pa se lahko začnejo ukvarjati z vsebino poročil in aktivnim ukrepanjem.
Nadaljnji razvoj analitike
Analitika se v podjetju Medex neprestano razvija - kot dolgoročni partner smo v B2 BI skupaj z Medexom analitični sistem tako razširili še na mnoga druga področja kot so proizvodnja, finance, zaloge, marketing in kadrovska. Poročila se konstantno optimizirajo s čimer Medex skrbi za učinkovito odločanje in optimizacijo procesov.
Se zanimate za vpeljavo Power BI?
Stopite v stik z našimi BI strokovnjaki za pripravo strateške diagnostike za implementacijo BI!
